Kommunales Berichtswesen vereinfachen: Berichte direkt aus der Verwaltungssteuerung erstellen
Ob Sachstandsbericht für den Verwaltungsvorstand, Quartalsbericht zur Haushaltssicherung oder Fortschrittsbericht für die Politik: Kommunen müssen regelmäßig dokumentieren, was sie umgesetzt haben, welche Ziele erreicht wurden und wo Handlungsbedarf besteht. Die Informationen dafür sind häufig bereits vorhanden. Sie für die Berichterstattung zusammenzuführen, kostet dennoch viel Zeit.
Mit der Berichtsfunktion von comuneo lassen sich Informationen aus der laufenden Verwaltungssteuerung direkt für unterschiedliche Berichtsformate nutzen. Von der Datenaktualisierung über die Berichtserstellung bis zur Freigabe unterstützt die Plattform einen strukturierten Berichtsprozess.
Warum kommunales Berichtswesen oft aufwendig ist
Strategien, Projekte und Maßnahmen werden in unterschiedlichen Fachbereichen verantwortet. Für die regelmäßige Berichterstattung müssen Informationen über Umsetzungsstände, Zielerreichung, Ressourcen und Ergebnisse zusammengetragen und aufbereitet werden.
Die koordinierende Stelle steht dabei vor mehreren Herausforderungen: Sind alle Informationen aktuell? Haben die zuständigen Fachbereiche ihre Daten geliefert? Welche Maßnahmen weichen von der Planung ab? Und wie lassen sich die Ergebnisse für unterschiedliche Zielgruppen verständlich darstellen?
Gerade bei wiederkehrenden Berichten entsteht dadurch erheblicher Abstimmungsaufwand. Informationen werden per E-Mail angefragt, in Tabellen zusammengeführt und anschließend für Berichte neu aufbereitet.
Dabei sollte Berichterstattung nicht jedes Mal bei null beginnen müssen.
Eine gemeinsame Datengrundlage für unterschiedliche Berichte
Mit comuneo können Kommunen ihre Berichterstattung unmittelbar mit der laufenden Strategie-, Projekt- und Maßnahmensteuerung verbinden.
Informationen, die bereits in der Plattform gepflegt werden, lassen sich gezielt in Berichte übernehmen. Dazu gehören beispielsweise:
Strategien und Konzepte mit ihren Handlungsfeldern, Zielen, Indikatoren, Projekten und Maßnahmen
Projekte und Maßnahmen einschließlich Informationen zu Fortschritt und Finanzcontrolling
Indikatoren mit Zielerreichungsgrad, Trends und Fortschrittsanzeigen
Ergebnisse aus Maßnahmen-Checks für eine differenzierte Bewertung
Dabei entscheiden die Nutzenden selbst, welche Inhalte sie in welcher Detailtiefe darstellen möchten. So kann ein Bericht beispielsweise einen Überblick über die gesamte Strategie geben, während ein anderer gezielt einzelne Projekte und deren finanzielle Entwicklung betrachtet.
Die Daten werden zum jeweiligen Zeitpunkt in den Bericht übernommen. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die weitere redaktionelle Bearbeitung und Freigabe.
Berichte individuell gestalten und strukturiert erstellen
Nicht jeder Bericht richtet sich an dieselbe Zielgruppe. Während die Verwaltungsleitung einen kompakten Überblick über Zielerreichung und Handlungsbedarfe benötigt, können politische Gremien oder die Kommunalaufsicht detailliertere Informationen erwarten.
Deshalb bietet comuneo sowohl standardisierte als auch individuell konfigurierbare Berichtsformate.
Für Produktberichte sowie Strategie- und Konzeptberichte stehen Vorlagen zur Verfügung. Darüber hinaus können Verwaltungen eigene Vorlagen erstellen und diese an ihre Anforderungen anpassen.
Im Berichtseditor lassen sich beispielsweise Titelblätter, Logos, Farben und Schriftarten individuell gestalten. Inhaltsverzeichnisse, Überschriften, erläuternde Texte, Bilder und Grafiken ergänzen die aus der Plattform übernommenen Inhalte.
So können fachliche Daten und redaktionelle Erläuterungen in einem einheitlich gestalteten Bericht zusammengeführt werden.
Weniger Abstimmungsaufwand vor dem Berichtstermin
Ein wesentlicher Zeitaufwand entsteht häufig bereits vor der eigentlichen Berichtserstellung: Die verantwortlichen Fachbereiche müssen ihre Informationen rechtzeitig aktualisieren.
comuneo unterstützt Verwaltungen dabei, diese Datenaktualisierung fachbereichsübergreifend zu koordinieren und den Bearbeitungsstand zentral nachzuhalten.
Damit wird erkennbar, welche Informationen bereits aktualisiert wurden und wo noch Rückmeldungen ausstehen. Die koordinierenden Stellen können gezielt nachfassen, anstatt den Fortschritt über zahlreiche E-Mails und Tabellen verfolgen zu müssen.
Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Berichtsterminen reduziert das den organisatorischen Aufwand erheblich.
Vier Anwendungsfälle für das kommunale Berichtswesen
1. Haushaltssicherung: Quartalsberichte und Konsolidierungsfortschritte dokumentieren
Die Umsetzung eines Haushaltssicherungskonzepts erstreckt sich in der Regel über mehrere Jahre. In dieser Zeit müssen Kommunen nachhalten, welche Maßnahmen umgesetzt wurden, wo Abweichungen entstehen und welchen Beitrag die Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung leisten.
Mit comuneo können vorhandene Informationen zu Projekten, Maßnahmen und deren finanzieller Entwicklung für regelmäßige Sachstandsberichte zusammengestellt werden.
So lassen sich beispielsweise Quartalsberichte für die Kämmerei, den Verwaltungsvorstand, politische Gremien oder die Kommunalaufsicht vorbereiten. Welche Inhalte und Berichtsintervalle erforderlich sind, richtet sich nach den jeweiligen Vorgaben.
Mehr zur Umsetzung von Haushaltssicherungskonzepten erfahren Sie in unserem Beitrag https://www.comuneo.org/post/haushaltssicherungskonzept-beschlossen-ist-nicht-gesteuert
2. Verwaltungssteuerung: Entscheidungsgrundlagen für den Verwaltungsvorstand schaffen
Für die strategische Steuerung benötigt die Verwaltungsleitung regelmäßig einen Überblick darüber, wie sich Ziele, Projekte und Maßnahmen entwickeln.
Mit comuneo können Berichte erstellt werden, die relevante Informationen aus unterschiedlichen Handlungsfeldern zusammenführen.
Neben dem Umsetzungsstand lassen sich beispielsweise Indikatoren zur Zielerreichung, finanzielle Entwicklungen und ergänzende Einschätzungen darstellen.
So werden Fortschritte und Handlungsbedarfe strukturiert für die verwaltungsinterne Abstimmung aufbereitet.
3. Strategie- und Projektcontrolling: Fortschritte nachvollziehbar machen
Ob Digitalstrategie, Klimaschutzkonzept oder Stadtentwicklung: Kommunale Strategien werden häufig über zahlreiche Projekte und Maßnahmen umgesetzt.
Für Steuerungsgruppen, Fachausschüsse oder Projektverantwortliche ist entscheidend, den Überblick über den Stand der Umsetzung zu behalten.
Die Berichtsfunktion von comuneo ermöglicht es, strategische Ziele mit den dazugehörigen Projekten, Maßnahmen und Indikatoren darzustellen. Je nach Berichtsbedarf können die Inhalte als Gesamtübersicht oder im Detail aufbereitet werden.
Damit lassen sich sowohl übergreifende Fortschrittsberichte als auch thematisch fokussierte Sachstandsberichte erstellen.
4. Bürger:innenkommunikation: Kommunales Handeln transparent darstellen
Berichte können auch dazu beitragen, kommunale Entscheidungen, Projekte und deren Ergebnisse für die Öffentlichkeit nachvollziehbar zu machen.
Beispielsweise können Kommunen Fortschritte bei der Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie, eines Stadtentwicklungskonzepts oder eines kommunalen Maßnahmenprogramms verständlich aufbereiten.
Mit comuneo lassen sich dafür ausgewählte Informationen aus der Plattform mit erläuternden Texten, Bildern und Grafiken kombinieren.
Die fertigen Berichte können als PDF- oder Word-Dokument exportiert und über die bestehenden Kommunikationskanäle der Kommune veröffentlicht werden.
So kann die laufende Verwaltungssteuerung auch eine Grundlage für transparente Bürgerkommunikation bilden.
Von der Erstellung bis zur Freigabe: Berichtsprozesse im Blick behalten
Zur kommunalen Berichterstattung gehört nicht nur die Erstellung, sondern auch die Abstimmung und Freigabe.
Die Berichtsfunktion von comuneo bietet dafür eine zentrale Übersicht über den Bearbeitungsstand. Nutzende können erkennen, welche Berichte sich in Bearbeitung befinden, welche zur Überprüfung vorliegen und welche bereits freigegeben wurden.
Ein integrierter Freigabeprozess unterstützt die strukturierte Abstimmung vor der Weitergabe.
Anschließend lassen sich Berichte als Word- oder PDF-Datei exportieren. Für die interne Zusammenarbeit können sie zudem über einen Link geteilt werden.
Fazit: Berichterstattung und Verwaltungssteuerung zusammenführen
Kommunales Berichtswesen ist mehr als die regelmäßige Erstellung von Dokumenten. Es macht Entwicklungen sichtbar, schafft Grundlagen für Entscheidungen und unterstützt die Rechenschaft gegenüber Politik, Aufsicht und Öffentlichkeit.
Der größte Aufwand entsteht dabei häufig nicht durch das Schreiben eines Berichts, sondern durch die Beschaffung, Aktualisierung und Zusammenführung der zugrunde liegenden Informationen.
comuneo verbindet die laufende Verwaltungssteuerung mit der Berichterstattung. Bereits vorhandene Informationen können für unterschiedliche Berichtsformate genutzt, gezielt ergänzt und in einem strukturierten Prozess abgestimmt werden.
Das reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft mehr Zeit für das, worauf es bei der Verwaltungssteuerung ankommt: Entwicklungen verstehen, Handlungsbedarfe erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.
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